Статьи
Skip Navigation LinksСписок статей > Руководство пользователя

Руководство пользователя


В статье рассмотрены основные действия пользователя при работе с программным обеспечением для уборочных компаний FossLook Cleaning:

Общие настройки и вход в систему

Для настройки ПО зайдите в него при помощи программы администрирования, нажав ярлык:

Иконка мастера администрирования FossLook

Логин - Administrator, пароль - 123.

Вход в систему администратором FossLook

и создайте свою структуру организации. Для этого установите курсор на пункт меню "Подразделения" и выберите "Добавить подразделение".

Создание нового подразделения

Назовем нашу организацию Фирма "Чистота" и создадим сотрудников, работающих в ней, выбрав "Создать сотрудника".

Создание сотрудников

Следует учитывать, что это будут сотрудники, имеющие доступ к системе и работающие с ней. Общее количество сотрудников, которое вы можете создать в системе, определяется типом лицензии, которую вы используете для платформы FossLook.

Свойства сотрудника

Так выглядит структура организации с двумя сотрудниками, созданная нами.

Созданная структура организации

Более подробно о создании структуры организации вы сможете прочитать в статье "Создание структуры организации".

Далее нам необходимо произвести региональные настройки. То есть, установить начальный день недели, величину налога на добавленную стоимость и денежную единицу вашей страны. Для этого выберите библиотеку "Уборки" в меню "Библиотеки документов", перейдите на закладку "Настройки" и произведите соответствующие настройки.

Региональные настройки FossLook Cleaning

Осталось настроить шаблон для печати счетов, печатные формы которых будут отправляться вашим заказчикам. Для этого в библиотеке "Уборки" на закладке "Библиотека" выберите тип документа "Счет для заказчика" и откройте его на редактирование.

Счет для заказчика

Перейдите на закладку "Шаблоны" выберите шаблон с именем "Счет" откройте его и

Шаблон счета

выберите "Редактировать шаблон".

Шаблон Microsoft Word

Загрузиться Word, в окне которого нужно внести платежные реквизиты вашей организации.

Редактирование шаблона

Далее, сохраните все изменения в системе. Для более полного знакомства с шаблонами в FossLook просмотрите статью "Работа с шаблонами документов".

Теперь, когда система настроена и созданы сотрудники, имеющие к ней доступ, (более подробно о правах доступа можно посмотреть здесь) можно войти в систему от имени одного из них. Для этого запустите клиентскую программу

Иконка клиента FossLook

и введите логин и пароль, который вы вводили в момент создания сотрудника.

Вход в систему клиентом FossLook

Учитывая, что все создаваемые сотрудники, по умолчанию, имеют полный доступ к системе, любой из них увидит следующую структуру папок в своей корневой папке. Корневая папка имеет имя, совпадающее с полным именем сотрудника, которое вводилось при его создании.

Клиентское место FossLook Cleaning

Создание карточки подрядчика

В качестве подрядчика могут выступать другие организации/физические лица, которые нанимаются вами для выполнения работ по уборке для ваших заказчиков. Подрядчиком могут быть и сотрудники вашей фирмы, если в дальнейшем вы захотите учитывать их работы по уборкам. Для создания карточки подрядчика установите курсор на папку "Подрядчики" и нажмите "Создать". Карточку подрядчика можно создать и в момент создания проекта.

Папка Подрядчики

Заполните все нужные вам поля в карточке документа. При этом в поле "Тип корреспондента" внесите значение "Подрядчик".

Карточка Подрядчика

а также заполните список контактных лиц на закладке "Контактные лица" карточки подрядчика.

Контактные лица корреспондента

Для физического лица или вашего сотрудника в поле "Наименование корреспондента" внесите ФИО физического лица.

Физическое лицо - подрядчик

В результате список всех подрядчиков будет находиться в вашей папке "Подрядчики".

Папка со списком Подрядчиков

Работа с карточкой заказчика

Все карточки заказчиков на выполнение работ по уборкам хранятся в папке "Заказчики". Заказчиками могут быть как юридические так и физические лица.

Создание карточки

Для создания карточки заказчика установите курсор на папку "Заказчики" и нажмите "Создать".

Папка Заказчики

Выберите поле наименование и нажмите Кнопка выбора записи в справочнике

Карточка Заказчика

далее создайте карточку заказчика, по аналогии с созданием карточки подрядчика.

Создание корреспондента

В поле "Тип корреспондента" внесите значение "Заказчик". В принципе один и тот же корреспондент может выступать как заказчиком, так и подрядчиком. В этом случае в поле "Тип корреспондента" нужно внести два значения и "Заказчик" и "Подрядчик".

Карточка корреспондента

После заполнения данных на вашего заказчика и сохранения его карточки выберите запись о нем из справочника двойным кликом мыши.

Запись о корреспонденте

В результате вы получите документ "Заказчик" с соответствующими закладками, о которых мы поговорим ниже. Кликнув правой клавишей мыши по значению поля "Наименование", вы сможете открыть карточку заказчика.

Заполненная карточка Заказчика

Фиксация переговоров с заказчиком

Для фиксации информации о всех переговорах с заказчиком существует закладка "Переговоры". Нажав "Создать",

Закладка Переговоры

вы создадите соответствующую запись в закладке, заполнив документ "Переговоры".

Карточка Переговоры

Пример записей о переговорах в закладке "Переговоры" приведен ниже.

Записи о переговорах с заказчиком

Переписка с заказчиком

Вся переписка по электронной почте с заказчиком может быть присоединена к карточке в закладке "Переписка". Вы можете "Присоединить" уже отправленное или полученное письмо или "Написать письмо" непосредственно из карточки документа.

Закладка Переписка

Если письмо готовиться из карточки документа, то система автоматически предлагает в качестве адресатов контактные лица этого заказчика.

Адресные книги - контактные лица заказчика

Вид закладки с вложенными письмами представлен ниже.

Список писем

Вложенные файлы

В закладку вложенные файлы можно добавить файлы любого типа, например, план уборки помещения

Закладка Вложенные файлы

или фотографию директора заказчика. Содержимое файлов можно просматривать непосредственно из карточки документа.

Просмотр файла в карточке

Создание проектов

Для создания проектов по уборкам предназначена закладка "Проекты". У каждого заказчика может быть от одного до множества проектов. Например, один проект - это работы по уборке офиса, а второй проект это работы по уборке отдельно стоящего здания. Для создания нового проекта нажмите "Создать".

Закладка Пректы

Каждый проект имеет свое наименование, за ним закреплен подрядчик, существует адрес, по которому выполняется данный проект, и у него есть начальные и конечные даты действия. Данные даты могут быть не заполнены - тогда проект будет бессрочный.

Карточка проекта

В закладку "Контакты" проекта можно добавить контактные лица из списка контактных лиц заказчика, которые непосредственно работают по данному проекту, нажав

Контактные лица по проекту

Создание уборок

Каждый проект может иметь несколько "Уборок", каждая из которых может выполняться по собственному расписанию. Список уборок сохраняется в закладке "Уборки" проекта. Для создания уборки по проекту нажмите "Создать".

Закладка Уборки

В результате получите форму для выбора типа уборки. Периодические уборки - это уборки, работы по которым выполняются с определенной периодичностью, например, по понедельникам, средам и пятницам каждую неделю месяца. Это, например, может быть влажная уборка помещений. Одноразовая уборка выполняется один раз, в определенное время, например, это чистка мебели.

Периодическая уборка

Выбрав тип уборки "Периодическая", заполните ее параметры. Подробнее о назначении каждого поля "Уборки" можно посмотреть здесь.

Карточка Уборки

Для одноразовой уборки заполните нужные параметры в карточке выбора типа уборки.

Одноразовая уборка

Генерация работ

Для периодической уборки нужно сгенерировать работы по ее выполнению. Для этого, после сохранения карточки "Уборки" перейдите на закладку "Расписание работ" и выберите пункт "Генерация работ".

Закладка Расписание работ

Выберите период, на который генерируется расписание работ,

Период генерации работ

установите время выполнения работы, если есть такая необходимость, или

Время выполнения работы

укажите "Взять время за предыдущий месяц". В этом случае работы будут сгенерированы таким образом, что время их выполнения в текущем месяце будет таким же по дням недели, как и в предыдущем месяце.

Время выполнения работы - за предыдущий период

После запуска генерации вы получите расписание работ на заданный промежуток времени с учетом параметров выполнения уборки. При генерации работ следует учитывать, что можно сгенерировать работы только на промежуток времени, входящий в интервал "Начальная дата" и "Конечная дата" уборки.

Сгенерированное расписание работ

При генерации расписания работ, работы не повторяются, но если вам необходимо сгенерировать несколько работ на один день, то нужно изменить параметр время и вновь запустить генреацию. В этом случае расписание будет выглядеть так.

Работы, выполняемые в течении дня

В папке "Работы" отображаются все работы, для всех заказчиков, сгенерированные по всем проектам.

Список всех работ

Используя преднастроенные настройки представления вида папки, можно выбрать работы за определенный промежуток времени.

Работы за промежуток времени

Генерация счетов для заказчиков

Для генерации счета необходимо перейти на закладку "Счета" и выбрать пункт меню "Создание счета".

Закладка Счета

Выберите проекты этого заказчика, по которым будет генерироваться счет, и период, за который будет сгенерирован счет.

Генерация счета

В результате система сгенерирует счет, в который будут включены все работы по соответствующим проектам за указанный период. Поле "Статус" работы, включенной в счет, будет изменено из состояния "Новая" на состояние "Включена в счет". В момент генерации счета его поле "Статус" устанавливается в значение "Создан". Номер счета и его дата генерируется автоматически, но их можно изменить вручную. Подробнее о полях в счете можно посмотреть здесь.

Карточка счета

Выбрав пункт меню "Печать" на счете,

Печать счета

можно получить его печатную форму.

Форма печати счета

Согласование счета

При необходимости, перед отправкой счета заказчику его можно согласовать внутри собственной организации, используя возможности совместной работы с документами платформы FossLook. Для этого нужно выбрать пункт меню "Отправить по маршруту" и задать режим "На согласование".

Отправка счета на согласование

В результате вы получите маршрут согласования счета.

Маршрут на согласование счета

Отправка счета по E-mail

Печатную форму счета можно распечатать. Ее же можно отправить по E-mail непосредственно из карточки счета. Для этого на закладке "Вложенные файлы" счета выберите пункт меню "Вставка шаблона".

Вставка шаблона счета

В карточку счета будет добавлен вложенный файл, содержащий счет и,

Шаблон счета в карточке

перейдя на закладку "Переписка", можно отправить его заказчику, выбрав пункт меню "Написать письмо".

Закладка Переписка

Ваше письмо будет сформировано в автоматическом режиме, отправлено получателю и присоединено к карточке счета в закладке "Переписка".

Письмо со счетом

После отправки счета заказчику поле "Статус" в счете нужно изменить на значение "Отправлен".

Статус счета Отправлен

Отметка об оплате счета

После оплаты счета необходимо изменить поле "Статус" на "Оплачен" и установить дату оплаты счета.

Статус счета Оплачен

Все работы, включенные в счет, статус которого установлен как "Оплачен", также приобретают статус "Оплачена".

Оплаченные работы

Примеры использования возможностей платформы FossLook

В этом разделе статьи мы приведем несколько примеров использования возможностей платформы FossLook для расширения функциональности решения FossLook Cleaning. С полным перечнем возможностей платформы FossLook вы можете ознакомиться здесь.

Выбор работ по подрядчикам

Например, используя функцию поиска, вы можете выбрать перечень всех работ, выполняемых отдельным подрядчиком для всех заказчиков.

Работы по подрядчику

Создание виртуальной папки с неоплаченными счетами

Для отслеживания отправленных заказчику, но не оплаченных счетов, создадим виртуальную папку с именем "Неоплаченные счета". Для этого установите курсор на папку "Счета", кликните правой клавишей мыши и выберите "Создать"

Создание подпапки в папке

Введите имя папки и сохраните ее.

Наименование подпапки

В результате в папке "Счета" будет создана соответствующая подпапка. Теперь необходимо ее настроить таким образом, чтобы в ней отображались счета, отправленные заказчику но не оплаченные ним. Для этого перейдите в режим расширенного поиска нажав Расширенный поиск

Папка для неоплаченных счетов

Взведите чекбокс "Виртуальная папка". Назначьте условия отбора документов, указав, что нужно отбирать документы, где поле "Дата оплаты счета" - "Отсутствует", а поле "Статус" равно "Отправлен". Эти поля объединены по "И". Выберите в качестве источника данных папку "Счета" и нажмите

Подготовка виртуальной папки

Таким образом в нашей папке "Неоплаченные счета" будут отображаться только те счета, которые отправлены заказчику, но у них не установлено поле "Дата оплаты счета", что позволит легко контролировать задержку с оплатой менеджеру фирмы.

Папка для неоплаченных счетов с документами
© 2001-2017 ФОСС-Он-Лайн. Все права защищены.